Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera.
1. Pengurusan Berkualiti Sekolah secara prinsipnya hendaklah dijalankan secara bersama-sama oleh semua ahli organisasi dan dikawal oleh Pasukan Petugas Kualiti (PPK).
2. Untuk itu, Pengetua/Guru Besar perlulah menubuhkan Pasukan Petugas Kualiti seperti yang dikehendaki dalam Manual Kualiti (Rujuk Manual Kualiti muka surat 38).
3. Berikut disenaraikan fungsi/bidang tugas setiap portfolio dalam PPK untuk makluman semua.
PORTFOLIO
|
DESKRIPSI TUGAS
|
Pengerusi
(Wakil
Pengurusan)
|
·
Mempengerusikan
Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti
·
Menjalankan
tugas-tugas Wakil Pengurusan
·
Melaporkan
prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan
semasa Mesyuarat Pengurusan Jabatan
|
Timbalan
Pengerusi
(
Timbalan Wakil Pengurusan)
|
·
Mempengerusikan
Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi
·
Menjalankan
tugas-tugas Wakil Pengurusan ketika ketiadaanya
·
Melaporkan
prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan
semasa Mesyuarat Pengurusan Jabatan
|
Naib
Pengerusi
(Pengurus
Kualiti)
|
·
Mempengerusikan
Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi /timbalan
pengerusi
·
Melaporkan
prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada Wakil Pengurusan
·
Menyelaras
program/aktiviti Pasukan Petugas Kualiti
·
Menjalankan
tugas-tugas Pengurus Kualiti
|
Setiausaha
|
·
Menguruskan
Mesyuarat Pasukan Petugas Kualiti
·
Memantau
pengurusan jabatan berjalan mengikut Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
·
Menasihatkan
Wakil Pengurusan berkaitan SPK yang diamalkan di jabatan
·
Memastikan
semua keputusan mesyuarat diambil tindakan
|
PORTFOLIO
|
DESKRIPSI TUGAS
|
Pengurusan
Kawalan Dokumen
|
·
Memastikan
semua dokumen kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan
Dokumen yang diwujudkan
·
Mengurus
pindaan dan pengedaran dokumen kualiti
·
Mengemaskini
Senarai Induk Dokumen Kualiti
·
Mengambil
tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan
dokumen
|
Pengurusan
Kawalan Rekod
|
·
Memastikan
semua rekod kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan Rekod
yang diwujudkan
·
Merancang dan
melaksanakan program penambahbaikan dalam pengurusan rekod.
·
Mengambil
tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan rekod
|
Pengurusan
Audit Dalaman
|
·
Menjalankan
tugas Ketua Juruaudit Dalaman untuk jabatan dan Bahagian Sekolah (KPM)
·
Menyediakan
takwim / perancangan audit dalaman
·
Memantau dan
memastikan proses audit dalaman yang dijalankan memenuhi kehendak SPK
·
Menyelaras
kursus-kursus Juruaudit Dalaman
·
Menyediakan
laporan dapatan audit dalaman untuk dibentangkan kepada pihak pengurusan
atasan
·
Mengambil
tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan
audit dalaman
|
PORTFOLIO
|
DESKRIPSI TUGAS
|
Pengurusan
Latihan Personel
|
·
Merancang dan
menyelaras kursus-kursus untuk kompetensi staf
·
Menyediakan
laporan prestasi dan keberkesanan kursus kepada pihak pengurusan latihan
·
Menyenggara
rekod-rekod latihan staf
·
Mengambil
tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan
latihan personel
|
Pengurusan
Aduan & Maklum Balas Pelanggan
|
·
Mengambil
tindakan ke atas aduan dan maklum balas pelanggan
·
Melaporkan
status aduan dan maklum balas pelanggan kepada pihak pengurusan atasan
·
Merancang dan
menyediakan kertas cadangan untuk meningkatkan kualiti khidmat pelanggan
·
Memantau dan
memastikan kemudahan-kemudahan yang disediakan untuk pelanggan diselenggara
dengan baik
·
Mengambil
tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan
aduan dan maklum balas pelanggan
|
Pengurusan
Perolehan
|
·
Memastikan
proses perolehan barangan dan perkhidmatan dilaksanakan mengikut Prosedur
Perolehan yang diwujudkan
·
Menyenggara
rekod-rekod perolehan dan pelupusan
·
Menyediakan
laporan prestasi pembekal kepada pihak pengurusan atasan
·
Menyediakan
perancangan keperluan barangan, peralatan dan perkhidmatan yang diperlukan
bagi memantapkan sistem pengurusan kualiti
|
PORTFOLIO
|
DESKRIPSI TUGAS
|
Pengurusan
Penyelenggaraan
|
·
Memastikan
semua peralatan dan khidmat penyelenggaraan mematuhi Prosedur Penyelenggaraan
yang diwujudkan
·
Menyenggara
rekod-rekod penyelenggaran
·
Memantau dan
memastikan penyelenggaran dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan
·
Mengambil
tindakan ke atas aduan-aduan kerosakan
·
Mengambil
tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan
penyelenggaraan
|
Pengurusan
Sumber Kewangan
|
·
Memantau dan
memastikan pengurusan kewangan di jabatan mengikut SPK
·
Menasihati
Pasukan Petugas Kualiti berkaitan pengurusan kewangan
·
Membantu
Pasukan Petugas Kualiti dalam hal berkaitan kewangan
·
Melaporkan
kepada Pasukan Petugas Kualiti semua aktiviti yang berkaitan kewangan dalam
usaha membuat penambahbaikkan
·
Mengambil
tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit
pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan
kewangan
|
Pengurusan
Teknikal
|
·
Menjadi
Penasihat Teknikal berkaitan SPK yang diamalkan di jabatan
·
Menjadi sumber
rujukan kepada semua proses berkaitan SPK
·
Memberi
pandangan dan cadangan ke atas proses penambahbaikkan SPK
|
Tugas-Tugas
Khas
|
·
Menjadi urus
setia dan penyelaras program-program khas kualiti
·
Menjalankan
tugas sebagai pegawai penghubung dengan agensi-agensi lain bagi program
peningkatan kualiti
·
Membantu
tugas-tugas Wakil Pengurusan dan Pengurus Kualiti
|
