Pengurusan Rekod Kualiti

Assalamualaikum dan salam sejahtera

1. Pada kali ini saya akan cuba menerangkan dan memberi penjelasan tentang pengurusan rekod kualiti dalam pelaksanaan SPK di sekolah-sekolah.

2. Pengurusan Rekod Kualiti? Apakah maksudnya?
Saya ingin katakan di sini bahawa semasa cikgu menjalankan tugas di sekolah cikgu sentiasa menyediakan rekod tersebut. Rekod merujuk kepada sebarang bukti sama ada secara bertulis atau rakaman (gambar/bunyi/suara) yang menunjukkan bahawa cikgu telah menjalankan tugas tersebut.


3. Contoh yang paling dekat ialah Buku Persediaan Mengajar, Buku Kehadiran Pelajar, Buku Kedatangan Guru/kakitangan Sekolah, Buku Keluar Dari Kawasan Sekolah, Buku Penggunaan Bilik-Bilik Khas, Laporan Perhimpunan Mingguan, Panggilan Mesyuarat, Takwim Sekolah, Jadual Waktu, Carta Organisasi, Pamplet, Buku Latihan Murid, Kertas Peperiksaan dan seumpamanya. Jika hendak disenaraikan, ianya terlalu banyak dan panjang berjela. Saya harap cikgu faham bahawa saban masa cikgu menghasilkan dan mengendalikan rekod tersebut.

4. Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) amat menekankan tentang pengurusan rekod-rekod kualiti tersebut agar mudah dicari dan ditunjukkan apabila diperlukan. Dengan kata lain, bagaimana cikgu menyimpan dokumen dan rekod tersebut supaya senang hendak didapatkan semula.

5. Kebiasaannya rekod kualiti berupa surat-surat rasmi disimpan dalam fail putih (Am 435 - Pin 1/80) dan perlu diselenggara mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007 : Panduan Pengurusan Pejabat.

6. Lain-lain dokumen dan rekod boleh disimpan di dalam fail keras/fail tegak/folder mengikut kesesuaian dan kemampuan kewangan pihak sekolah. Apa yang penting ialah semua dokumen dan rekod tersebut ada tempatnya dan senang untuk didapatkan semula apabila diperlukan. Saya amat percaya bahawa penyimpanan rekod kualiti ini memang sudah sedia ada dan dilaksanakan di sekolah-sekolah.

7. Rekod-rekod dan cara penyimpanan yang sedia ada di sekolah inilah yang perlu dikemaskini dan digunakan dalam Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK). SEKOLAH TIDAK PERLU MEWUJUDKAN REKOD BAHARU ATAU MENGGUNAKAN SISTEM YANG LAIN.

8. Jika sekolah anda sentiasa menekankan agar semua rekod sentiasa dikemaskini, sebenarnya tiada apa yang perlu dirisaukan kerana semuanya telah tersedia. Jika begitu keadaannya, sekolah anda memang telah melaksanakan SISTEM PENGURUSAN BERKUALITI!

9. Saya berpendapat, cikgu di sekolah terkejut dengan kehadiran SPSK di sekolah adalah kerana namanya yang agak "bombastik" iaitu Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) dan ditambah pula perkataan ISO 9001:2008, yang mungkin asing bagi sesetengah guru. Hakikatnya, tiada apa yang baharu. Perjalanan sekolah seperti biasa dengan dipandu oleh akta, pekeliling, arahan dan garis panduan yang dikeluarkan oleh kerajaan dari semasa ke semasa.

Sekian, semoga berjumpa lagi.