SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI : SAY WHAT YOU DO, DO WHAT YOU SAY PEMANTAPAN PENGURUSAN DAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN

25 July 2011

Pemegang Dokumen Kualiti

Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera.

1. Antara tugas Pengurus Kawalan Dokumen ialah menentukan pemegang dokumen kualiti di sekolah dan seterusnya mencetak dokumen tersebut untuk diberikan kepada guru berkenaan dengan merujuk kepada Prosedur Kualiti (PK) 13 : Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod Kualiti.

2. Bagaimana hendak menentukan guru atau kakitangan yang menerima dokumen kualiti tersebut? Baiklah, sebenarnya pemegang dokumen kualiti di sekolah adalah berdasarkan proses kerja yang terdapat dalam dokumen kualiti itu sendiri.

3. Berikut adalah cadangan senarai guru/kakitangan pemegang dokumen kualiti di sekolah (minima).
a) PK 01: PENGURUSAN PANITIA
Semua Ketua Panitia Mata Pelajaran dan Setiausaha Panitia.
b) PK 02: PENGURUSAN JADUAL WAKTU
Pengerusi dan Setiausaha Jawatankuasa Jadual Waktu Sekolah
c) PK 02: PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN MENGAJARAN
Semua guru sekolah.
d) PK 04: PENGURUSAN PENCERAPAN
Pengetua / Guru Besar, Guru-guru Penolong Kanan dan Guru yang diberi tanggungjawab untuk melaksanakan pencerapan.
e) PK 05: PENGURUSAN PEPERIKSAAN
Pengerusi dan Setiausaha Jawatankuasa Peperiksaan
f) PK 06: PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID
Pengetua / Guru Besar dan Guru Penolong Kanan
g) PK 07: PENGURUSAN MESYUARAT
Semua Pengerusi dan Setiausaha bagi mesyuarat yang utama di sekolah.
h) PK 08: PENGURUSAN BIMBINGAN
Semua Guru Bimbingan dan Kaunseling
i) PK 09: PENGURUSAN PUSAT SUMBER
Pengerusi dan Setiausaha Jawatankuasa Pusat Sumber Sekolah
j) PK 10: PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF
Pengerusi dan Setiausaha Jawatankuasa Perkembangan Staf Sekolah (LADAP)
k) PK 11: PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN
Guru Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
l) PK 12: PENGURUSAN PEROLEHAN
Pembantu Tadbir Kewangan Sekolah
m) PK 13: PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD KUALITI
Sesiapa yang ditentukan oleh Pihak Sekolah.
n) PK 14: PENGURUSAN AUDIT DALAMAN
Sesiapa yang ditentukan oleh pihak sekolah
o) PK 15: PENGURUSAN KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK AKUR
Semua warga sekolah
p) PK 16: TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN
Ketua Juru Audit Dalam (Ditentukan oleh pihak sekolah)

4. Pengurus Kawalan Dokumen hendaklah memperbanyakkan dokumen mengikut senarai tersebut dan pastikan Prosedur Kawalan Dokumen dipatuhi dan dilaksanakan.

5. Setelah memperoleh dokumen kualiti, pastikan guru membaca dan memahami pelaksanaan peranan masing-masing dengan menjadikan perkara 5:Tanggungjawab dan Tindakan dalam dokumen tersebut sebagai rujukan.

Sekian. Salam hormat.

Baca lagi...

Sesi Penerangan SPSK di SMK Seri Bedena

Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera.


Suatu sesi penerangan secara terperinci tentang pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di SMK Seri Bedena telah dijalankan pada 22 Julai 2011 melibatkan seramai 30 orang guru yang terpilih. Sesi penerangan yang bermula jam 3.00 petang diisi dengan taklimat tentang strategi pelaksanaan kesemua PK yang terdapat dalam dokumen kualiti disertai dengan soal jawab dan perbincangan dijangka memberi input yang berguna kepada pihak sekolah dalam menjalankan SPSK di sekolah.
Tahniah kepada Pengetua, Wakil Pengurusan dan semua guru/kakitangan yang hadir kerana memberi komitmen yang baik terhadap usaha JPNS ini dan tetap tidak berganjak dari kerusi walaupun sesi penerangan berlanjutan hingga ke pukul 6.50 petang.

Sekian. Selamat berjaya.

Baca lagi...

21 July 2011

Pengurusan Rekod Kualiti

Assalamualaikum dan salam sejahtera

1. Pada kali ini saya akan cuba menerangkan dan memberi penjelasan tentang pengurusan rekod kualiti dalam pelaksanaan SPK di sekolah-sekolah.

2. Pengurusan Rekod Kualiti? Apakah maksudnya?
Saya ingin katakan di sini bahawa semasa cikgu menjalankan tugas di sekolah cikgu sentiasa menyediakan rekod tersebut. Rekod merujuk kepada sebarang bukti sama ada secara bertulis atau rakaman (gambar/bunyi/suara) yang menunjukkan bahawa cikgu telah menjalankan tugas tersebut.


3. Contoh yang paling dekat ialah Buku Persediaan Mengajar, Buku Kehadiran Pelajar, Buku Kedatangan Guru/kakitangan Sekolah, Buku Keluar Dari Kawasan Sekolah, Buku Penggunaan Bilik-Bilik Khas, Laporan Perhimpunan Mingguan, Panggilan Mesyuarat, Takwim Sekolah, Jadual Waktu, Carta Organisasi, Pamplet, Buku Latihan Murid, Kertas Peperiksaan dan seumpamanya. Jika hendak disenaraikan, ianya terlalu banyak dan panjang berjela. Saya harap cikgu faham bahawa saban masa cikgu menghasilkan dan mengendalikan rekod tersebut.

4. Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) amat menekankan tentang pengurusan rekod-rekod kualiti tersebut agar mudah dicari dan ditunjukkan apabila diperlukan. Dengan kata lain, bagaimana cikgu menyimpan dokumen dan rekod tersebut supaya senang hendak didapatkan semula.

5. Kebiasaannya rekod kualiti berupa surat-surat rasmi disimpan dalam fail putih (Am 435 - Pin 1/80) dan perlu diselenggara mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007 : Panduan Pengurusan Pejabat.

6. Lain-lain dokumen dan rekod boleh disimpan di dalam fail keras/fail tegak/folder mengikut kesesuaian dan kemampuan kewangan pihak sekolah. Apa yang penting ialah semua dokumen dan rekod tersebut ada tempatnya dan senang untuk didapatkan semula apabila diperlukan. Saya amat percaya bahawa penyimpanan rekod kualiti ini memang sudah sedia ada dan dilaksanakan di sekolah-sekolah.

7. Rekod-rekod dan cara penyimpanan yang sedia ada di sekolah inilah yang perlu dikemaskini dan digunakan dalam Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK). SEKOLAH TIDAK PERLU MEWUJUDKAN REKOD BAHARU ATAU MENGGUNAKAN SISTEM YANG LAIN.

8. Jika sekolah anda sentiasa menekankan agar semua rekod sentiasa dikemaskini, sebenarnya tiada apa yang perlu dirisaukan kerana semuanya telah tersedia. Jika begitu keadaannya, sekolah anda memang telah melaksanakan SISTEM PENGURUSAN BERKUALITI!

9. Saya berpendapat, cikgu di sekolah terkejut dengan kehadiran SPSK di sekolah adalah kerana namanya yang agak "bombastik" iaitu Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti (SPSK) dan ditambah pula perkataan ISO 9001:2008, yang mungkin asing bagi sesetengah guru. Hakikatnya, tiada apa yang baharu. Perjalanan sekolah seperti biasa dengan dipandu oleh akta, pekeliling, arahan dan garis panduan yang dikeluarkan oleh kerajaan dari semasa ke semasa.

Sekian, semoga berjumpa lagi.


Baca lagi...

18 July 2011

Tutorial 2: Strategi Pelaksanaan PK 03 Pengurusan P & P

Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera.

1. Persoalan yang sering ditanya berkaitan pelaksanaan SPSK di sekolah ialah "Bagaimana hendak melaksanakan proses kerja dalam SPSK ini?" "Adakah saya perlu menyediakan rekod lain?"

2. Saya cuba menjelaskan pelaksanaan SPSK di sekolah dengan mengambil contoh PK 03 Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran, proses kerja yang wajib dilaksanakan oleh semua guru di sekolah.

3. Saya andaikan cikgu-cikgu telah menerima dan membaca PK 03 Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran yang menjadi panduan kepada cikgu dalam melaksanakan SPSK ini. Sila rujuk perkara 5 : Tanggungjawab dan Tindakan.

4. Semua guru telah dibekalkan dengan Buku Persediaan Mengajar bukan? Guru juga mempunyai Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran bagi mata-mata pelajaran yang diajar beserta jadual waktu yang disediakan oleh pengurusan sekolah. Guru juga menerima senarai nama murid bagi kelas-kelas yang diajar bukan?

5. Saya percaya cikgu-cikgu telah mengemaskini Buku Persediaan Mengajar dengan menulis/menampal bahan-bahan di atas pada buku tersebut yang biasanya disiapkan pada bulan Februari atau Mac setiap tahun.

6. Jika begitu, cikgu-cikgu telah melaksanakan sebahagian daripada PK 03 iaitu perkara 5.1.1, tanpa apa-apa tambahan kerja.Bagi perkara 5.1.2, ini adalah tugas rutin cikgu-cikgu setiap hari iaitu Rancangan Pelajaran Harian mengikut format yang telah ditetapkan sebelum masuk mengajar. Setakat ini, SPSK tidak melibatkan pertambahan kerja cikgu-cikgu.

7. Seterusnya perkara 5.2.1 atau 5.2.2, semasa di dalam kelas/bilik khas perkara tersebut juga dilaksanakan oleh guru. Selain mengajar seperti yang direkodkan dalam Buku Persediaan Mengajar, cikgu juga merekodkan kehadiran murid dalam Buku Kawalan Kelas bukan? Jika Buku Kawalan Kelas tiada disediakan, pihak sekolah hendaklah menyediakan buku tersebut sebagai satu kaedah memastikan murid berada dalam kelas sepanjang masa. Jika ada menggunakan bahan P & P, catatkan penggunaannya dalam buku rekod penggunaan bahan yang disediakan.

8. Proses terakhir ialah menyemak latihan dan tugasan yang diberikan kepada murid pada akhir pengajaran tadi. Semakan boleh dibuat pada akhir pengajaran (jika bersesuaian) atau pada hari yang lain. Yang penting, tugasan yang diberi kepada murid disemak oleh guru.

9. Jika diperhatikan, tiada apa pertambahan tugas guru bagi PK 03 ini. Bukti rekod pelaksanaan PK ini ialah Buku Persediaan Mengajar sentiasa dikemaskini, Buku Kawalan Kelas dilengkapkan setiap kali guru masuk ke kelas, catatkan penggunaan bahan pada Buku Rekod Penggunaan Bahan (jika perlu) dan semak buku latihan murid.

10. Demikianlah bagaimana PK 03 Pengurusan Pembelajaran dan Pengajaran dilaksanakan mengikut kehendak SPSK dan begitu juga pelaksanaan PK-PK yang lain. Jadikan perkara 5:Tanggungjawab dan Tindakan sebagai garis panduan.

Terima kasih. Selamat maju jaya.

Baca lagi...

13 July 2011

MKSP PPDSB Bil 1 Tahun 2011

Barisan Ahli Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) PPD Sabak Bernam Tahun 2011
Ahli MKSP Bergambar Kenangan
Coral Fishing Resort, Teluk Batik
11-12 Julai 2011

Baca lagi...

11 July 2011

Sekitar Kursus Peningkatan Profesionalisme Pasukan Petugas Sekolah Kualiti 2011

Peserta Kursus Khusyuk Mengikuti Kursus ISO.....

Ucap Utama Disampaikan Oleh Tn. Hj. Mokhtar bin Manijo, Timbalan PPD Sabak Bernam  

Pengurus Kualiti Daerah Sedang Menyampaikan Maklumat Pelaksanaan ISO di Sekolah

Sebahagian Daripada Peserta Kursus

Bersemangat Melaksanakan ISO Apabila Pulang nanti

Amboi... Mencabar Juga Nak Melaksanakan ISO ni ya??

"Saya Baru 3 Hari Bertukar Sekolah Ni, Terus Jadi Pengurus Kualiti!"

Baca lagi...

Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) PPDSB Tahun 2011

Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera

1. Proses pelaksanaan ISO yang mempunyai kitaran lengkap bagi satu-satu tahun semasa hendaklah mempunyai Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) bagi menilai semula pencapaian, kekangan, kekuatan, kelemahan, prosedur, cabaran dan seumpamanya bagi mengukur pencapaian Sistem Pengurusan Kualiti di organisasi itu.

2. MKSP hendaklah dianggotai oleh ahli organisasi yang telah ditetapkan oleh pengurusan tertinggi.

3. Ahli-ahli MKSP hendaklah memberikan sumbangan idea, kritikan membina dan cadangan-cadangan penambahbaikan bagi memperkasa SPK pada masa akan datang.



4. PPD Sabak Bernam akan mengadakan Mesyuarat Kajian Semula (MKSP) bagi Sistem Pengurusan Kualiti pada 11 dan 12 Julai ini di Coral Fishing Resort, Teluk Batik.

5. Seramai 23 orang ahli mesyuarat akan membahaskan laporan-laporan yang akan dibentangkan sepanjang pelaksanaan SPK tahun ini. Pada akhir mesyuarat, cadangan-cadangan penambahbaikan SPK akan dikenalpasti untuk dilaksanakan sebaik-baik sahaja MKSP melabuhkan tirainya.

6. Antara agenda yang terdapat dalam MKSP ialah:
a) Laporan Dapatan Audit Dalam
b) Laporan Tindakan Pembetulan dan Pencegahan
c) Laporan Prestasi Penyampaian Perkhidmatan
d) Laporan Aduan dan Maklum Balas Pelanggan
e) Laporan Pencapaian Analisis Objektif Kualiti
f) Cadangan-cadangan penambahbaikan SPK

7. Tindakan segera haruslah diambil oleh organisaasi bagi memastikan pelaksanaan SPK dapat diteruskan sebelum Audit Pihak Ketiga iaitu oleh SIRIM QAS dijalankan diorganisasi.

8. Semoga MKSP dapat dijalankan dengan lancar dan memberi impak terhadap kelangsungan pelaksanaan SPK di PPD Sabak Bernam.

Sekian, selamat bermesyuarat dan jumpa lagi.

Baca lagi...

03 July 2011

Kursus SPSK 2011

Assalamualaikum w.b.t

1. Pada 29 dan 30 Jun 2011 bertempat di Virgo Batik Resort, Teluk Batik, Lumut telah diadakan Kursus Peningkatan Profesionalisme Pasukan Petugas Sekolah Kualiti daerah Sabak Bernam.

2. Kursus ini disertai oleh seramai 24 orang peserta dari kalangan ahli Pasukan Petugas Sekolah Kualiti yang bertujuan memberi pendedahan dan maklumat terkini dalam pelaksanaan SPSK di sekolah masing-masing.



3. Peserta kursus telah diberi pendedahan tentang pelaksanaan SPSK di sekolah dan peranan yang dimainkan di sekolah dalam melaksanakan SPSK. Peserta juga dimaklumkan akan perlunya melaksanakan Audit Dalaman sebagai pemeriksaan terhadap pematuhan kepada semua proses kerja yang didaftarkan di kalangan warga sekolah.

4. Diharapkan semua peserta kursus dapat membuat kursus dalaman bagi memperluas maklumat yang diperoleh dan seterusnya melicinkan perjalanan SPSK di sekolah.

Sekian, jumpa lagi.


Baca lagi...