SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI : SAY WHAT YOU DO, DO WHAT YOU SAY PEMANTAPAN PENGURUSAN DAN PELAKSANAAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN

14 May 2012

Bidang Tugas Ahli Pasukan Petugas Kualiti Sekolah

Assalamualaikum w.b.t dan salam sejahtera.

1. Pengurusan Berkualiti Sekolah secara prinsipnya hendaklah dijalankan secara bersama-sama oleh semua ahli organisasi dan dikawal oleh Pasukan Petugas Kualiti (PPK).

2. Untuk itu, Pengetua/Guru Besar perlulah menubuhkan Pasukan Petugas Kualiti seperti yang dikehendaki dalam Manual Kualiti (Rujuk Manual Kualiti muka surat 38).

3. Berikut disenaraikan fungsi/bidang tugas setiap portfolio dalam PPK untuk makluman semua.




PORTFOLIO
DESKRIPSI TUGAS
Pengerusi
(Wakil Pengurusan)
·         Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti
·         Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan
·         Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan semasa Mesyuarat Pengurusan Jabatan

Timbalan Pengerusi
( Timbalan Wakil Pengurusan)
·         Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi
·         Menjalankan tugas-tugas Wakil Pengurusan ketika ketiadaanya
·         Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada pengurusan atasan semasa Mesyuarat Pengurusan Jabatan

Naib Pengerusi
(Pengurus Kualiti)
·         Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Petugas Kualiti semasa ketiadaan pengerusi /timbalan pengerusi
·         Melaporkan prestasi pelaksanaan sistem pengurusan kualiti kepada Wakil Pengurusan
·         Menyelaras program/aktiviti Pasukan Petugas Kualiti
·         Menjalankan tugas-tugas Pengurus Kualiti



Setiausaha


·         Menguruskan Mesyuarat Pasukan Petugas Kualiti
·         Memantau pengurusan jabatan berjalan mengikut Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
·         Menasihatkan Wakil Pengurusan berkaitan SPK yang diamalkan di jabatan
·         Memastikan semua keputusan mesyuarat diambil tindakan

PORTFOLIO
DESKRIPSI TUGAS
Pengurusan Kawalan Dokumen
·         Memastikan semua dokumen kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan Dokumen yang diwujudkan
·         Mengurus pindaan dan pengedaran dokumen kualiti
·         Mengemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti
·         Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan dokumen

Pengurusan Kawalan Rekod
·         Memastikan semua rekod kualiti dikawal dan disenggara mengikut prosedur Kawalan Rekod yang diwujudkan
·         Merancang dan melaksanakan program penambahbaikan dalam pengurusan rekod.
·         Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam kawalan rekod

Pengurusan Audit Dalaman
·         Menjalankan tugas Ketua Juruaudit Dalaman untuk jabatan dan Bahagian Sekolah (KPM)
·         Menyediakan takwim / perancangan audit dalaman
·         Memantau dan memastikan proses audit dalaman yang dijalankan memenuhi kehendak SPK
·         Menyelaras kursus-kursus Juruaudit Dalaman
·         Menyediakan laporan dapatan audit dalaman untuk dibentangkan kepada pihak pengurusan atasan
·         Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan audit dalaman

PORTFOLIO
DESKRIPSI TUGAS
Pengurusan Latihan Personel
·         Merancang dan menyelaras kursus-kursus untuk kompetensi staf
·         Menyediakan laporan prestasi dan keberkesanan kursus kepada pihak pengurusan latihan
·         Menyenggara rekod-rekod latihan staf
·         Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan latihan personel

Pengurusan Aduan & Maklum Balas Pelanggan
·         Mengambil tindakan ke atas aduan dan maklum balas pelanggan
·         Melaporkan status aduan dan maklum balas pelanggan kepada pihak pengurusan atasan
·         Merancang dan menyediakan kertas cadangan untuk meningkatkan kualiti khidmat pelanggan
·         Memantau dan memastikan kemudahan-kemudahan yang disediakan untuk pelanggan diselenggara dengan baik
·         Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan aduan dan maklum balas pelanggan
Pengurusan Perolehan
·         Memastikan proses perolehan barangan dan perkhidmatan dilaksanakan mengikut Prosedur Perolehan yang diwujudkan
·         Menyenggara rekod-rekod perolehan dan pelupusan
·         Menyediakan laporan prestasi pembekal kepada pihak pengurusan atasan
·         Menyediakan perancangan keperluan barangan, peralatan dan perkhidmatan yang diperlukan bagi memantapkan sistem pengurusan kualiti
  • Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan perolehan

PORTFOLIO
DESKRIPSI TUGAS
Pengurusan Penyelenggaraan
·         Memastikan semua peralatan dan khidmat penyelenggaraan mematuhi Prosedur Penyelenggaraan yang diwujudkan
·         Menyenggara rekod-rekod penyelenggaran
·         Memantau dan memastikan penyelenggaran dijalankan mengikut jadual yang ditetapkan
·         Mengambil tindakan ke atas aduan-aduan kerosakan
·         Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan penyelenggaraan
Pengurusan Sumber Kewangan
·         Memantau dan memastikan pengurusan kewangan di jabatan mengikut SPK
·         Menasihati Pasukan Petugas Kualiti berkaitan pengurusan kewangan
·         Membantu Pasukan Petugas Kualiti dalam hal berkaitan kewangan
·         Melaporkan kepada Pasukan Petugas Kualiti semua aktiviti yang berkaitan kewangan dalam usaha membuat penambahbaikkan
·         Mengambil tindakan ke atas laporan/dapatan audit dalam, audit pematuhan dan audit pengawasan (suvillance) sekiranya berlaku ketidakpatuhan dalam pengurusan kewangan
Pengurusan Teknikal
·         Menjadi Penasihat Teknikal berkaitan SPK yang diamalkan di jabatan
·         Menjadi sumber rujukan kepada semua proses berkaitan SPK
·         Memberi pandangan dan cadangan ke atas proses penambahbaikkan SPK
Tugas-Tugas Khas
·         Menjadi urus setia dan penyelaras program-program khas kualiti
·         Menjalankan tugas sebagai pegawai penghubung dengan agensi-agensi lain bagi program peningkatan kualiti
·         Membantu tugas-tugas Wakil Pengurusan dan Pengurus Kualiti